Comment devenir un opérateur de saisie de données ?
De nos jours, le métier d’opérateur de saisie recrute énormément, car de plus en plus d’entreprises ont compris l’énorme avantage de numériser leurs documents. Cela permet non seulement une meilleure organisation, mais aussi un accès et une diffusion plus facile des informations utiles. Si vous souhaitez devenir un opérateur de saisie, vous êtes au bon endroit.
Qu’est-ce qu’un opérateur de saisie de données ?
Un opérateur de saisie est tout simplement une personne qui s’occupe de la saisie et traitement de données d’une entreprise. Il s’agit le plus souvent de transformer des documents papier en document numérique à l’aide d’outils informatiques et/ou électroniques. Le rôle d’un opérateur de saisie est de bien organiser les documents pour ensuite les intégrer dans une base de données où il est possible de les consulter à tout moment et à partir de divers appareils (un ordinateur, un smartphone…).
Les missions d’un opérateur de saisie de données
Un opérateur de saisie ne s’occupe pas que de numériser des documents, il a également d’autres missions, à savoir :
S’assurer que la base de données d’une entreprise soit exacte et à jour
L’opérateur de saisie doit veiller à ce que les données qu’il saisit soient exactes et à jour en vérifiant bien les téléchargements de données effectués par les autres membres du personnel. Cela est d’une importance capitale, car ces données en question peuvent être utilisées par la direction pour prendre des décisions importantes pouvant affecter l’ensemble de l’entreprise.
Sauvegarder régulièrement les données
Pour éviter de perdre les informations importantes d’une entreprise, l’opérateur de saisie est tenu de faire une sauvegarde régulière des données. Ainsi, en cas d’incident (suppression accidentelle), les données seront toujours disponibles dans la sauvegarde.
Bien organiser les dossiers pour les rendre facilement accessibles
Une fois que les fichiers sont bien téléchargés dans la base de données, les opérateurs de saisie les organisent de façon à ce qu’ils soient faciles à retrouver. Ils les trient et les classent selon les consignes de la direction.
Assurer l’accueil et la formation des nouveaux employés
Lors de l’embauche d’un nouveau personnel dans l’entreprise, l’opérateur de saisie doit ajouter et gérer des fichiers dans la base de données. Il est tenu d’accorder à ce dernier les autorisations pour accéder aux documents et de lui apprendre comment faire pour ajouter de nouveaux documents à la base de données.
Bien évidemment, cette liste de missions n’est pas exhaustive. Elle peut varier en fonction de l’entreprise dans laquelle vous allez exercer.
Les compétences requises pour devenir opérateur de saisie
Pour s’occuper de la saisie et traitement de données d’une entreprise, il n’est pas nécessaire d’avoir fait des études supérieures. Être titulaire du baccalauréat est suffisant. Toutefois, vous devez avoir quelques compétences, à savoir :
Taper rapidement sur un clavier alphanumérique d’ordinateur
La plus grande partie du travail de saisie de données consiste à taper à l’ordinateur. Il est donc crucial que vous tapiez rapidement et avec précision sur un clavier. Un bon opérateur de saisie tape en moyenne 30 mots par minutes. Afin d’y parvenir, vous devez donc vous entraîner ! Vous pouvez prendre des cours de dactylographie ou tout simplement passer un peu de temps à transcrire des informations écrites sur votre ordinateur.
Concentrez-vous surtout sur la précision lorsque vous tapez, votre vitesse augmentera naturellement au fur et à mesure que vous vous entrainiez. Il existe également des jeux gratuits de frappe en ligne pour vous amuser tout en vous exerçant.
Maîtriser les outils et programmes informatiques
Pour exercer le métier d’opérateur de saisie, vous devez bien évidemment savoir utiliser la plupart des outils et programmes informatiques. Tout d’abord, vous devez être totalement à l’aise avec un ordinateur, puisque c’est le principal outil que vous utiliserez. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez demander à ce qu’un ami vous apprenne ou recherchez des cours de compétences informatiques de base.
Mais par-dessus tout, vous devrez maîtriser des logiciels de suite bureautique. Le plus souvent, le logiciel de traitement de texte de Microsoft à savoir Word, ou de son tableur Excel. Ou encore des outils collaboratifs comme Google docs. Il existe également des cours pour cela. Sinon, vous pouvez suivre les tutoriels en ligne. Parallèlement, vous devez aussi savoir utiliser une imprimante et un scanner, car il vous faudra copier et imprimer des informations.