Bureau sans papier : passez à la gestion moderne

Pourquoi un bureau sans papier ? Chaque entreprise souhaite se passer de papier et réduire la quantité de papier qu’elle utilise régulièrement. Au cours des dernières années, la plus grande majorité des entreprises modernes ont dit au revoir au papier, car les avantages de la dématérialisation l’emportent sur les avantages des documents papier. La conservation des documents papier coûte plus de temps et il est risqué de les garder en sécurité à tout moment. Les bureaux sans papier sont faciles à entretenir par les employés et les clients peuvent également accéder à leurs documents à distance, sans faire des déplacements onéreux dans vos locaux

La dématérialisation facture à titre d’exemple permet également d’économiser votre argent dépensé sur le papier, l’encre et les coûts d’entretien des imprimantes. La facilité d’accès aux documents administratifs et financiers réduit la charge de travail et permet à l’entreprise de travailler plus efficacement. De plus, la dématérialisation du papier vous aide à gagner de la place, ce qui vous permet de réduire l’espace de location et d’économiser de l’argent consacré au stockage des documents papier.

Les avantages de la dématérialisation

La dématérialisation facture  permet de conserver vos documents administratifs et financiers comme les factures et les devis, mais également vos rapports techniques et toute sorte de documents, en sécurité. Vous pouvez également profiter de plusieurs autres avantages en se passant du papier, car cette solution informatique offre un accès facile à tous les documents. Cette flexibilité du flux de travail permet aux différents intervenants, employés, direction, clients, fournisseurs etc. d’accéder aux documents de n’importe où dans le monde via Internet.

Pour toute organisation ou entreprise qui souhaite être respectueuse de l’environnement, réduire l’utilisation du papier est synonyme de lutte engagée contre la déforestation. L’utilisation du papier réduit directement l’abattage des arbres et contribue à la préservation de la nature. Si vous êtes préoccupé par l’écologie, vous pouvez enregistrer vos documents papier physiques au format électronique. Vous devez être conscient de certaines techniques clés nécessaires pour convertir vos papiers physiques en documents électroniques. C’est l’art de la dématérialisation.

La dématérialisation des factures procure plus de flexibilité et de sécurité

Si vous travaillez pour un établissement quelconque et que vous essayez de trouver l’historique des factures d’un client important, qui collabore avec votre entreprise depuis 10 ans, il est difficile de rechercher ses documents sur du papier physique stocké quelque part au sous-sol. La recherche d’un seul document peut prendre des heures à une journée entière. Mais en effectuant une recherche dans le système de classement électronique, il suffit de quelques secondes pour récupérer les données de l’entreprise, c’est la dématérialisation de facture, une technique qui a fait ses preuves auprès des petites et grandes entreprises. Cela fait gagner du temps et facilite le travail de l’employé, ce qui rend le travail plus efficace.

Comment dématérialiser ses documents ?

Pour se passer de papier et des coûts d’impression quotidienne, une entreprise doit acquérir plus de connaissances et doit bien connaître les techniques qui peuvent être employées. Deux technologies importantes sont utilisées pour dématérialiser ses documents : la numérisation des documents papier actuels et le stockage des nouveaux documents entrants au format électronique sans les imprimer. La numérisation de documents peut être effectuée en utilisant un équipement de bureau et un personnel dédié ou peut être sous-traitée à des entreprises spécialisées dans la numérisation de documents à grand volume. Ces sociétés ont des scanners haute vitesse dédiés et votre numérisation peut être effectuée de manière professionnelle pour quelques centimes et beaucoup plus rapidement. De la même manière, tous les nouveaux documents juridiques et les factures entrants peuvent également être numérisés au moment de la réception et les documents, qui viennent au format électronique, tels que les e-mails, les fax et les captures d’écran Web peuvent être détournés vers le système de dépôt électronique existant.

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