8 étapes pour organiser un concert avec succès
Écouter son groupe ou son artiste préféré en voyage est bien différent de le voir en direct lors d’un concert. C’est une expérience exaltante que personne ne voudra manquer. La musique a le don de relier des personnes de communautés et de groupes d’âge différents. Si vous êtes un organisateur d’événements et que vous souhaitez organiser un concert, voici dix étapes qui vous aideront à créer un concert réussi.
Étape 1 : Planifiez votre budget
Tout commence par le budget et l’échelle à laquelle vous souhaitez organiser le concert. Créez un modèle de budget d’événement qui pourra être utilisé pour de futurs événements. Établissez un budget réaliste pour couvrir toutes les dépenses liées à l’infrastructure, à la réservation de la salle, à l’achat de talents et à la logistique, y compris les imprévus. Déterminez à ce stade si vous avez besoin de sponsors pour votre événement, en particulier s’il s’agit d’une collecte de fonds. Suivez votre budget pour vous assurer que vous ne dépassez pas votre budget.
Étape 2 : Choisissez les artistes
En fonction du type de concert que vous organisez et de votre budget, choisissez des artistes dont vos participants sont des fans inconditionnels. Faites une analyse de ce qui convient le mieux à votre public. Par exemple, si vous cherchez à organiser un concert à Washington pour des personnes âgées de 21 à 50 ans, qui aiment le rap, la pop et la musique de danse, choisissez un artiste comme Pitbull pour votre événement. De même, si vous optez pour plusieurs artistes, assurez-vous qu’ils sont à l’aise avec les autres groupes. En gros, donnez à votre public ce qu’il aime.
Étape 3 : Préparez votre lieu de spectacle
Une fois que vos artistes ont été choisis, vous devez décider du lieu de l’événement. S’agit-il d’un concert en intérieur ou en extérieur ? Si vous disposez déjà d’un casino ou d’un pub, le lieu n’est pas un problème majeur. Mais si vous organisez le concert en plein air, vous pouvez choisir un stade ou un espace ouvert pour le lieu du concert. En fonction de votre budget et du nombre de participants que votre lieu peut accueillir, finalisez votre lieu de concert. Tenez compte de la circulation, de la distance à parcourir pour se rendre au lieu et des possibilités de stationnement lorsque vous réservez le lieu. Géolocalisez le lieu de votre événement sur les médias sociaux et sur notre boutique de billets en ligne afin que vos participants puissent s’y rendre facilement. Et ne mettez pas de côté la sécurité ! Optez pour la location de barrière de police pour éviter les intrus .
Étape 4 : Finalisez la date du concert
À présent, vous connaissez déjà les artistes qui se produiront et le lieu où ils se produiront. En fonction de la disponibilité de vos artistes, fixez la date de votre concert. Créez le buzz autour de l’événement et, tout en lançant le concert, envoyez des campagnes d’e-mailing et des rappels aux parties prenantes et à votre public. Avec l’arrivée prochaine des fêtes de fin d’année, il y aura plusieurs événements pendant cette période. Assurez-vous que les dates de votre événement n’entrent pas en conflit avec un autre événement important et populaire. Une fois la date de votre concert fixée, planifiez vos stratégies de promotion et de marketing pour votre public cible.
Étape 5 : Logistique
Qu’il s’agisse d’un petit concert ou d’un grand concert, réservez le système de sonorisation et les haut-parleurs nécessaires au concert, si le lieu n’en est pas déjà équipé. S’il s’agit d’un concert en plein air dans un espace ouvert, installez une grande scène pour vos artistes, louez l’équipement de scène, y compris l’éclairage et le son. Aménagez des coulisses et des loges et occupez-vous de la restauration pendant le concert.
Pendant que vous vous occupez de la logistique, n’oubliez pas d’obtenir les autorisations requises pour le bruit et la consommation d’alcool. Un autre facteur important de la logistique est le recrutement de la main-d’œuvre.
Si vous prévoyez d’organiser un grand concert, commencez votre processus de recrutement bien à l’avance. Vous aurez besoin de volontaires pour accueillir les spectateurs, répondre à leurs questions et s’occuper de tous les problèmes qu’ils pourraient rencontrer pendant le concert.
Si vous proposez des boissons alcoolisées lors du concert, assurez-vous de disposer d’un service de sécurité qualifié, d’un système de vidéosurveillance et de drones pour faire face à toute situation indésirable. Avec nos applications mobiles, votre processus d’enregistrement et de sortie sera si rapide que vous n’aurez pas besoin de trop de volontaires aux points d’entrée et de sortie.
Étape 6 : Prix des billets
La tarification des billets est l’un des facteurs importants sur lesquels vous devez vous concentrer si vous cherchez à faire salle comble. Une fois que vous connaissez vos dépenses et le nombre de participants attendus au concert, ajoutez une marge supplémentaire pour couvrir les dépenses additionnelles et fixez le prix de vos billets. Créez plusieurs types de billets pour donner le choix à vos participants.
Étape 7 : Choisissez votre partenaire de billetterie d’événement
La billetterie peut sembler être une petite partie de votre décision de planification d’événement, mais c’est de là que vous recevrez vos paiements. Économisez votre temps et votre argent avec notre système de billetterie d’événement à bas prix qui n’a que le meilleur à offrir. De la boutique de billets en ligne, de la billetterie virtuelle aux applications mobiles et aux multiples passerelles de paiement, nous vous offrons les meilleures solutions et services de billetterie pour faire de votre concert un grand succès. Grâce à notre fonction de personnalisation des billets, vous pouvez personnaliser vos billets avec l’image de votre artiste sur le billet. Nous ne nous contentons pas de proposer de nombreuses fonctionnalités, nous offrons également l’un des meilleurs services d’assistance à la clientèle à nos diffuseurs d’événements, lisez ce que les diffuseurs ont à dire sur nous.
Étape 8 : Faites la promotion de votre concert
Grâce au Web, la promotion d’un événement est devenue très simple et facile pour les organisateurs d’événements. Aujourd’hui, vous pouvez publier vos événements sur les médias sociaux, créer votre événement sur Facebook et vérifier facilement combien de personnes viendront assister à votre concert. Vous pouvez également organiser des concours, distribuer des cadeaux et offrir des réductions de groupe. Outre les campagnes sur les médias sociaux, utilisez le marketing par e-mail pour informer vos participants de votre prochain concert.
Vous pouvez utiliser notre intégration MailChimp pour envoyer des invitations et des codes d’accès aux participants VIP plusieurs semaines avant l’événement.