Dans toute organisation, la capacité à travailler en équipe est importante pour atteindre les objectifs de l’entreprise. Avec la dématérialisation des documents et la démocratisation du télétravail, les outils de travail collaboratifs ont la cote. Pour chaque usage, il existe un outil collaboratif adapté. Souhaitez-vous savoir lequel correspond à votre organisation ? Dans ce cas, les propositions suivantes devraient vous intéresser.

Qu’appelle-t-on « outils collaboratifs » ?

Collaborer, mener un projet à bien, cela demande un échange constant d’informations. C’est à ce besoin que répond le logiciel collaboratif. Grâce à cet outil, vous avez la possibilité de mettre l’ensemble de l’équipe sur un pied d’égalité au niveau des informations. Ceci grâce au partage de fichiers avec vos collaborateurs. Chaque partenaire peut alors modifier ou ajouter des données sur les fichiers communs. Vous n’avez donc plus besoin de faire circuler les mêmes fichiers dans des boucles de mails.

Mais avant tout, un outil collaboratif permet de travailler et d’échanger avec vos collègues. Cela peut aller de la simple discussion par message à l’organisation de visioconférence.  En ce sens, tous les logiciels qui cochent ces cases peuvent être appelés un « outil collaboratif ». L’objectif de ces logiciels est clair : faciliter la transmission d’informations.

Top 5 logiciels collaboratifs

En raison de la large définition des logiciels collaboratifs, vous pouvez éprouver des difficultés à choisir l’outil adéquat. Afin de vous aider, voici 5 applications de collaboration pour améliorer votre organisation.

1. Trello  

Trello est l’outil le plus intéressant pour vérifier l’avancement d’un projet. La plateforme fonctionne selon le principe de la « carte mentale ». Pour faire simple, c’est un moyen d’organiser vos idées à partir de cartes à classer sur un tableau. Cet outil permet donc de faire le pilotage de l’avancement de votre projet. En effet, chaque carte correspond à des tâches et chaque colonne représente une phase du projet. Après avoir accompli une tâche, vous pouvez classer la carte terminée sur la colonne correspondante. Ainsi, vous pourrez traquer les tâches qui restent à faire.

2. Google Drive 

En plus de son service de cloud, Google Drive propose des services collaboratifs. La plateforme permet de téléverser des contenus sur votre espace de stockage et de les partager avec l’ensemble de votre équipe. Pour cela, vous devez envoyer une invitation à chaque membre. Une fois l’invitation acceptée, chaque collaborateur pourra travailler simultanément sur un ou plusieurs fichiers. Cette fonctionnalité permet de gagner du temps lorsque l’équipe doit produire un document commun comme un rapport. Chaque membre peut directement travailler sa partie depuis le fichier partagé et éviter de devoir tout consolider.

3. Microsoft Teams 

Vous souhaitez faire des appels en visioconférence et bénéficier d’un service de discussion instantanée ? La solution collaborative Teams coche toutes ces cases. La plateforme vous propose diverses fonctionnalités pour les appels vidéos comme le partage d’écran et les notifications de participation. En plus, l’application permet d’accueillir jusqu’à 100 personnes dans sa version de base. Mieux encore, cet outil prend en charge le partage et la modification en simultané de documents par chaque participant.

4. Slack

Slack est un outil facile à manipuler et pratique pour optimiser la communication interne. Il fonctionne en « espace de travail » dédié à chaque groupe dans l’entreprise. Ensuite, chaque groupe est subdivisé en « channel ». Les channels permettent d’organiser les discussions selon une thématique donnée. Par exemple, dans l’espace de travail de « commercial », le channel « niveau des ventes » sera consacré aux discussions autour des ventes dans l’entreprise. Ce fonctionnement permet d’organiser facilement les discussions et de se retrouver lorsque vous avez besoin d’une information précise.

5. Notion 

Notion est une plateforme collaborative qui vous permet de centraliser en un endroit la gestion de nombreux programmes. Cela vous évite donc de naviguer entre plusieurs outils. L’application vous permet de gérer vos notes, vos documents, vos tableaux, mais aussi tout l’avancement d’un projet. Polyvalent et intuitif, cet outil vous permet de gérer des projets complexes comme le marketing et la communication de votre boîte.  En effet, ces opérations vous demanderont d’interagir avec plusieurs départements de l’organisation et impliquent davantage de travail en équipe.

 

Ces 5 logiciels ne sont que des exemples d’outils collaboratifs pour améliorer le travail d’équipe. Avec l’évolution du fonctionnement des entreprises, ces applications prennent aujourd’hui de l’ampleur au sein de toutes les organisations.