Comment la dématérialisation affecte-elle le fonctionnement d’une entreprise ?
La dématérialisation séduit un nombre croissant d’entreprises. Face au succès de la facturation électronique, il faut dire que cette transformation s’impose à toutes les sociétés. Néanmoins, quelques établissements hésitent encore à adopter le « zéro papier ». Ces dirigeants indécis craignent le coût d’un tel projet. Ci-dessous l’essentiel à savoir pour se décider à ce sujet.
La dématérialisation : une nécessité pour développer les ventes de son entreprise
Les chefs d’entreprise sont désormais pleinement conscients de l’importance des nouvelles technologies. Effectivement, la modernisation de l’infrastructure d’une entreprise permet d’améliorer les performances du personnel. La dématérialisation donne également les moyens de gagner du temps dans l’exécution de plusieurs tâches. Cette transformation facilitera avant tout les échanges des informations. En temps normal, les collaborateurs doivent transmettre bon nombre de documents. Auparavant, cela obligeait les principaux concernés à remettre en mains propres ces pièces ou à les expédier par la poste. En recourant aux outils couramment utilisés dans ce domaine, il ne sera plus nécessaire de se déplacer ou encore de recourir à des services postaux.
Cette solution contribue également à optimiser les charges de l’enseigne. Le coût d’impression des documents peut grandement alourdir le budget de fonctionnement d’un établissement. En se tournant vers le « zéro papier », on réussira sans peine à réaliser des économies.
Enfin, cette technologie permet aussi de disposer d’une plus grande flexibilité au travail. Il s’agit d’un outil stratégique au service de l’entreprise. Les commerciaux seront ainsi en mesure de transmettre rapidement des bons de commande lors de leurs voyages d’affaires. De même, les comptables arriveront à mieux surveiller les dépenses effectuées par les agents en déplacement grâce aux notes de frais dématérialisés.
Afin de jouir pleinement de tous ces avantages, il suffit de choisir une solution de dématérialisation adaptée. Pour faire le bon choix, les intéressés doivent simplement faire quelques recherches sur internet.
Les changements à opérer pour adopter le « zéro papier »
La dématérialisation fait l’objet de normes spécifiques. Celles-ci définissent notamment la méthode employée pour signer ou dater une pièce dématérialisée. À ce titre, il ne s’agit pas uniquement de scanner les documents en sa possession. Dès lors qu’on adresse des factures ou des états financiers à un organisme extérieur, il faudra passer par un prestataire de confiance. Plusieurs établissements peuvent jouer ce rôle à l’heure actuelle. Pour trouver un fournisseur de solutions de dématérialisation compétent, il suffit de faire quelques recherches sur internet. En collaborant avec ces structures, il ne sera pas nécessaire d’investir dans de nombreux équipements. Dans la majorité des cas, l’entrepreneur doit uniquement apporter quelques modifications au système d’information de l’entreprise. La structure contactée s’occupera de l’essentiel des traitements. La société cliente recevra directement les fichiers entrants. Pour les documents sortants, on confiera les originaux au sous-traitant et celui-ci produira une version dématérialisée. À cette occasion, le prestataire veillera à respecter toutes les normes en vigueur. Il apposera également une signature électronique propre à son client. Par conséquent, cette solution permet véritablement de réduire les coûts et les délais de traitement.