Externalisation du secrétariat : quels avantages pour les entreprises ?
Pour une entreprise, l’externalisation du secrétariat consiste à déléguer une partie de ses opérations sous contrat de sous-traitance. De ce fait, les dirigeants n’ont pas toujours l’obligation de s’occuper de certaines tâches liées à la gestion courante de leurs activités. En plus, cela a pour effet de réduire les charges de travail tout en gagnant en performance. Mais quels sont réellement les avantages de ce procédé pour une société ?
Gagner en performance
L’un des nombreux avantages de l’externalisation est le gain en performance. En effet, l’entreprise confie la gérance de certaines tâches qui leur incombent à des agents formés. Opter pour un télésecrétariat permet alors à l’entreprise de s’acquitter de toutes les tâches associées au travail du secrétaire à plein temps.
Les télésecrétaires, quant à eux, se conforment aux exigences qui leur sont imposées, que ce soit en matière d’horaire ou de méthode de travail. Ils suivent des procédures et consignes strictes dictées par leurs clients afin de garantir un résultat efficace.
Comme les agents des entreprises prestataires sont formés pour apporter un support de service client de niveau 1, elles sont en mesure de donner des instructions de base. Elles ont la capacité de déterminer le degré d’urgence et rediriger au mieux l’appelant pour répondre au plus vite à ses besoins.
Les télésecrétaires exécutent les tâches d’une/un secrétaire : les absences, les congés, les débordements des lignes directes, etc., mais également des prestations plus fournies de par leur formation. Ainsi, l’externalisation du secrétariat permet un gain de performance considérable, car l’entreprise libère du temps pour se concentrer sur ses objectifs.
Faire des économies
Maîtriser son budget est primordial pour une entreprise. Réduire les coûts liés à l’emploi d’une secrétaire en interne est une des raisons pour lesquelles les prestations d’un secrétariat externalisé sont appréciées. Dans ces cas, seules les prestations réalisées par le télésecrétariat sont facturées.
Une entreprise diminue donc les coûts budgétaires en optant pour l’externalisation. Le coût de la main-d’œuvre se voit optimisé, même réduit dans certains cas. En faisant appel au service d’une société de télésecrétariat, les dirigeants d’une entreprise sont exonérés de toutes les charges liées à cette tâche.
Il y a aussi l’achat du matériel nécessaire à ce poste de secrétaire. Il faut savoir que l’internalisation d’un accueil téléphonique entraîne un investissement conséquent en matériel, sans oublier l’infrastructure requise pour accueillir le personnel. Ensuite, il y a le coût du recrutement de la main-d’œuvre, la formation et le suivi des charges salariales.
Bénéficier d’une prestation sur mesure
Comme mentionné plut haut, s’offrir les prestations d’un service de secrétariat à distance permet d’éviter le recrutement d’un secrétaire en interne. De cette manière, les entreprises qui y font appel le font dans une stratégie d’économie de temps et de coût. Les entreprises prestataires, elles, mettent à disposition des donneuses d’ordre des agents qui sont formés à la gestion de la relation client. Toutefois, leurs missions sont variées.
C’est la meilleure option, car les supports fournis en tant que service client sont plus complémentaires. C’est ce qui caractérise réellement les prestataires de secrétariat externalisé. Entre autres, elles sont en mesure de suivre des guidelines très précises, fournies par l’entreprise cliente.
Parfois, la formation des télésecrétaires est basée sur des scripts précis pour soigner leur rôle d’ambassadeurs de l’entreprise qu’ils représentent. Cela permet aussi d’augmenter leurs connaissances sur le métier, d’être cohérent dans leurs réponses, mais aussi de savoir les bonnes attitudes à prendre envers les appelants.
En plus de la gestion des appels entrants, les télésecrétaires sont aussi formés pour se charger de la gestion d’agenda telle que la prise, l’annulation ou le déplacement de rendez-vous. Si besoin est, ils sont en mesure d’analyser le degré d’urgence d’une situation de l’appelant et de programmer l’envoi de SMS.